INFORMATIVA AL TRATTAMENTO DATI PERSONALI – AUTORIZZAZIONE PUBBLICAZIONE FOTO/VIDEO

Le società che fanno parte della Rete Italiana Open Source (RIOS), elencate e descritte nella pagina “chi siamo” del sito comune www.reteitalianaopensource.net (nel seguito chiamati anche, per brevità, “retiste” e “sito”), in qualità di “Contitolari del trattamento”, per mezzo della presente informativa desiderano informarla su come verranno trattati i suoi dati personali, nello specifico quelli riguardanti immagini e/o riprese audio-video effettuate nel corso dell’evento pubblico Open Source Week 2023 organizzato dalla stessa in conformità con il “Regolamento Europeo 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al Trattamento dei Dati Personali, nonché alla libera circolazione di tali dati” (da ora in poi GDPR) che prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei loro dati personali.

Le Retiste in nome e per conto di RIOS, in qualità di “Titolare” del trattamento, ai sensi dell’articolo 13 del GDPR,  comunica quanto segue:

• Finalità del trattamento

L’evento organizzato è di natura pubblica, pertanto gli eventuali dati personali che potrebbero essere raccolti attraverso immagini fotografiche, o riprese audio-video, saranno effettuate per la prevalente finalità connessa e strumentale alla documentazione dell’evento svolto utilizzando, per lo scopo, la diffusione delle stesse per mezzo dei mezzi di comunicazione oggi maggiormente impiegati, quali il sito internet di RIOS (https://www.reteitalianaopensource.net) ed i social network ad essa collegati.

Le immagini raccolte saranno pertanto prevalentemente rivolte al contesto ambientale in cui avviene l’evento pubblico stesso (tema principale) e, in via meramente secondaria (di sfondo o contesto) ai soggetti presenti avendo l’accortezza di non riprendere in primo piano o frontalmente il volto dei presenti ma con angolazioni che ne limitino la riconoscibilità dei soggetti e/o effettuate da lunga distanza.

Base giuridica del trattamento 

I trattamenti eseguiti per le finalità precedentemente descritte si basano su:

• rilascio del consenso da parte dell’interessato ai sensi dell’art. 6(1)(a) ([…] l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità). In tale contesto il consenso si ritiene esplicitamente manifestato qualora l’interessato previamente informato partecipi, recandosi presso spazi (ad esempio sale convegni, spazi di eventi ecc.) nei quali è stato attivato un servizio di riprese fotografiche o video. Questi spazi saranno chiaramente identificati con apposita informativa iconica.
• perseguimento del legittimo interesse del Titolare in caso di pubblicazione di immagini per documentare l’evento;
• adempimento di obblighi di legge (per esempio, in caso di comunicazioni dovute ad autorità pubbliche);

Modalità di trattamento dei dati e loro comunicazione e diffusione 

I dati personali, ivi incluso le immagini fotografiche e/o le riprese audio-video, formeranno oggetto di operazioni di trattamento nel rispetto della vigente normativa e dei principi di correttezza, liceità, trasparenza e riservatezza cui è ispirata l’attività di RIOS, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dal GDPR.

I dati saranno trattati, anche con l’ausilio di mezzi elettronici, da soggetti specificatamente incaricati alle riprese (nel dettaglio Francesca Casiglia, CSGFNC74T49A271H, p.iva 14816301007, Sede legale ed operativa: via Muzio Attendolo 55, 00176 Roma), per le attività di divulgazione e comunicazione di RIOS. Le Immagini raccolte saranno conservate, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico per le finalità e nei limiti sopra definiti e potranno essere diffuse ai sensi della Legge n. 150/2000 sul sito internet (https://www.reteitalianaopensource.net) nonché attraverso canali social network (Facebook, Twitter, Youtube a titolo esemplificativo ma non esaustivo). L’uso delle immagini non dà diritto ad alcun compenso.

È in ogni caso esclusa ai sensi del citato articolo e ai sensi dell’art. 10 del Codice Civile qualunque utilizzazione delle Immagini che possa arrecare pregiudizio all’onore, alla reputazione o al decoro della persona ritratta, ripresa o registrata.

• Trasferimento di dati a paese terzo extra-UE

I dati personali non saranno in alcun modo trasferiti in paesi extra-UE

• Titolare e Responsabili del Trattamento

Le imprese retiste, in qualità di contitolari del trattamento, contattabile per mezzo dell’indirizzo di posta elettronica marketing@reteitalianaopensource.net.

In relazione alle finalità̀ indicate, i dati potranno essere trasmessi a società̀ e/o persone, che prestano servizi, anche esterni, per conto del Titolare per la realizzazione, la promozione e la comunicazione dell’evento oltre che ad altre istituzioni che ospitano l’evento.

Eventuali Responsabili del trattamento sono puntualmente individuati ed il rapporto che con loro intercorre regolarmente contrattualizzato. I loro dati potranno essere da lei richiesti al Titolare nel caso in cui dovesse essere suo interesse conoscerne i dettagli.

• Diritti dell’interessato

In qualsiasi momento è possibile esercitare tutti i diritti indicati degli artt. 15 a 22 e dell’art. 34 del GDPR, con comunicazione scritta da inviare a RIOS come sopra indicato.

• Periodo di conservazione

I dati raccolti (foto, audio-video, etc.) saranno conservati negli archivi informatici di RIOS esclusivamente per avere una memoria storica degli eventi e delle attività associative svolte e saranno utilizzate per tali finalità. La verifica sulla obsolescenza dei dati conservati in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti viene effettuata periodicamente ed il periodo di conservazione massima è di 10 anni.

• Possibili conseguenze del mancato conferimento dei dati

Il consenso al trattamento dei dati per le finalità di cui sopra è libero e facoltativo. Tuttavia l’eventuale rifiuto, da manifestarsi nelle forme precedentemente indicate comporterà l’implicita impossibilità di partecipare all’evento.

• Modifiche e aggiornamenti

La presente informativa è valida dal 3 ottobre 2023 al 5 ottobre 2025. RIOS potrebbe inoltre apportare modifiche e/o integrazioni a detta informativa anche quale conseguenza di eventuali e successive modifiche e/o integrazioni normative. L’interessato potrà visionare il testo dell’informativa costantemente aggiornata sul sito internet di RIOS.